freee会計の工務店向け運用メモ

 
工務店におけるfreeeの運用について、日々ああでもないこうでもないとやりながら、考えています。 という弊社の使い方のメモその1。

やりたいこと

現場の予実管理の基礎となる数字は、freeeを参照すれば簡単にわかるようにしたい
freee上でも簡易的には現場ごとの収益を把握したい
原価性の強い人件費は販管費ではなく原価側で計算したい

やっていること

品目に、見積もりと同じ工事名をつける(基礎工事とか)

品目+メモタグ(現場名)で抽出すれば、予実側に数字が渡しやすくなるので、ズレがないようにルール化して守る。逆に品目に工事名以外を絶対に使わないようにする。

取引のメモタグに、着工年_現場名を必ずつける

23_田上邸智頭町埴師、とか。着工年がわかると検索時に現場名を追いかけやすい。これと品目で現場ごとの工種別原価が把握できる。

製造業向け機能をオンにする

事業所設定>詳細設定>取引関連設定>製造業向け機能、でオンにできる [製]がついた勘定科目が使えるようになり、本来販管費側に属する費用も原価側にいれることができる([製]給与手当とか)。
2022年まで使っていなかったのですが、昨年から現場よりの動きをする正社員が増えたので、販管費じゃないので原価として掌握すべきということで、他の[製]科目も含めてルール化の作業中。
当然、原価が増えて販管費が減るため粗利が少なくなり、銀行の印象が若干悪くなりそうだが、それは説明する。

すべてのレシート・領収証はScanSnapでスキャンし紐づける

これ結局どこの現場のなんだっけ?って紙を追うケースがまあ毎月1件はあるので、そもそもスキャンしてくっつけておくと楽。

未成工事支出金は使わない

会計上は引き渡したタイミングで初めて売上、費用計上するのが正しい(それまでは未成工事支出金と受入金でそれぞれ処理するべき)のですが、これをやると、期中に現場の数ごとに振替伝票が必要、あとから請求が来た、みたいなケースが有るたびに振替伝票を直さねばならず、数字のミスを誘発しがち。
また資産と負債がやたら膨れ上がるので、freee上では収益を認識しにくくなるのもデメリット。なので、未成工事支出金は禁止とし、発生時点で収入と費用に振り分ける運用にします。

運用

メモタグのつけ忘れ、原価の木工事/販管費の消耗品日なのかの判別など、どうしても人の確認や判断が必要なタスクは、取引の検索結果(メモタグ無しとか)をブックマークしておき、クリックすればおかしな取引は表示できるようにして、月一回チェック、修正。
それ以外は、問題発生ベースで記帳ルールに追記しながら、運用を改善する。
という感じで、回しています。freee使いの工務店同士でノウハウシェアができたらいいのになあ。